W jaki sposób łatwo rozliczać dokumenty w Subiekcie nexo PRO?

Informacje na początek

Na wstępie warto zaznajomić się z kluczowymi funkcjonalnościami wtyczki integrującej system BaseLinker z Subiektem nexo PRO. Rozwiązanie umożliwia automatyczne rozliczanie dokumentów sprzedaży, jak paragony czy faktury, bezpośrednio w systemie Subiekt nexo PRO. Ważną kwestią jest tutaj zmiana statusu zamówienia w systemie BaseLinker, która inicjuje proces rozliczeniowy. 

Wtyczka została zaprojektowana tak, aby jej konfiguracja była intuicyjna i opierała się na odpowiedziach na konkretne pytania, co pozwala na szybkie dostosowanie funkcjonalności pod swoje wymagania. Co istotne, narzędzie to skupia się na rozliczaniu kredytu kupieckiego.

Scenariusz konfiguracyjny BaseLinkera z Subiektem nexo PRO — podstawowe informacje

Aby sprawnie zarządzać procesem rozliczeń w Subiekcie nexo PRO, kluczowe jest odpowiednie skonfigurowanie systemu. Na początek warto zaznaczyć, że każdy klient otrzymuje unikalne ID, które jest niezbędne przy kontakcie z działem wsparcia oraz w procesie integracji. ID to różni się przedrostkami w zależności od miejsca, z którego uruchamiana jest integracja. Dodatkowo każdy klient korzysta z określonej wersji integracji, co ma istotny wpływ na dostępne funkcjonalności oraz sposób ich działania. Aby dowiedzieć się więcej o specyfice swojej wersji, można zapoznać się z artykułem o wersjonowaniu.

Przetwarzanie zamówień wstecz

Ustalenie do ilu dni wstecz integracja ma przetwarzać zamówienia w BaseLinkerze, jest pierwszą z funkcjonalności, którą należy określić zgodnie z własnymi potrzebami. Dzięki tej opcji możesz łatwo zarządzać zamówieniami, które zostały złożone w przeszłości, aż do 14 dni wstecz. Jeśli jednak twoje potrzeby biznesowe wymagają sięgnięcia dalej, możesz skorzystać z dodatku SI Extender, który pozwala przetwarzać zamówienia nawet do 150 dni wstecz. Podczas przetwarzania zamówień, system automatycznie sprawdza datę złożenia każdego zamówienia na platformie BaseLinker.

Przetwarzanie zamówień sprzed konfiguracji integracji

Co zrobić z zamówieniami, które były złożone przed ukończeniem konfiguracji systemu? Dostępne są dwie opcje. Pierwsza z nich, to przetwarzanie wyłącznie tych dokumentów, które zostały dodane po dacie skonfigurowania integracji. Jest to proste i nie wymaga dodatkowych działań, jednak może ograniczać możliwość pełnej analizy danych. Druga opcja pozwala na przetwarzanie zamówień z okresu do 7 dni wstecz od momentu konfiguracji, z możliwością rozszerzenia tego zakresu do 90 dni za pomocą dodatkowego narzędzia, SI Extender.

Ta funkcjonalność jest szczególnie użyteczna dla tych, którzy chcą zachować ciągłość danych i dokładnie przeanalizować swoją działalność przed i po integracji. Ważne jest, aby pamiętać, że wybór sposobu przetwarzania zamówień musi być zgodny z wcześniej ustalonym zakresem działania integracji, by zapewnić efektywne zarządzanie dokumentami sprzedażowymi.

Automatyczne uruchamianie integracji

Kolejna funkcjonalność umożliwia włączenie automatycznego procesowania dokumentów zgodnie z zaplanowanymi przez Ciebie ustawieniami.

Opcje uruchamiania integracji są proste i intuicyjne:

• Automatyczne uruchamianie: wtyczka może działać niezależnie, bez Twojej interwencji. Możesz ustawić przerwy między kolejnymi uruchomieniami, zdefiniować godziny i dni tygodnia, w których ma działać, dostosowując jej działanie do rytmu pracy Twojego sklepu.
• Uruchamianie ręczne: Jeśli preferujesz pełną kontrolę nad procesami, wtyczka pozwala na ręczne uruchomienie z głównego panelu, za pomocą przycisku "Uruchom teraz".

Pamiętaj, aby dostosować częstotliwość uruchamiania wtyczki do swoich potrzeb. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnego obciążenia serwerów oraz zapewni płynność i efektywność przepływu informacji między systemami.

Połączenie z systemem BaseLinker oraz Subiektem nexo PRO

Czas na jeden z najważniejszych etapów, czyli połączeniem z BaseLinkerem i systemem ERP. Pierwszym krokiem jest pobranie tokena API – wystarczy kliknąć przycisk „kopiuj do schowka” w zakładce Moje konto > API w BaseLinker. Należy pamiętać, by dokładnie sprawdzić poprawność klucza API, gdyż błąd w jego wpisaniu uniemożliwi zapis scenariusza oraz przesłanie niezbędnych danych.

Kolejny krok to konfiguracja połączenia z Subiektem nexo PRO, która odbywa się poprzez aplikację integratora – po jej pobraniu i uruchomieniu, dane do logowania są łatwo konfigurowalne poprzez przycisk znajdujący się na dole strony konfiguracyjnej. Te proste kroki otwierają drogę do automatyzacji i usprawnienia procesów rozliczeniowych w tych dwóch systemach.

Ustalenie statusu dokumentów do przetwarzania

Następnie należy określić status, z którego będą pobierane zamówienia do rozliczenia. Możesz zdecydować się na przetwarzanie wszystkich zamówień, co oznacza, że status zamówienia w BaseLinker nie zmieni się po ich rozliczeniu w systemie ERP. Alternatywnie, możesz wybrać opcję o statusie, która pozwala na pobranie do rozliczenia wyłącznie tych zamówień, które mają określony status. 

Identyfikacja konkretnego statusu jest łatwa i intuicyjna dzięki opcji wyszukiwania w BaseLinkerze. Dla maksymalnej efektywności pracy z wtyczką zalecamy ustawienie statusu sukcesu po rozliczeniu dokumentu, co zapewnia płynność i bezproblemowe funkcjonowanie całego procesu. 

Nadanie statusu zamówieniom poprawnie rozliczonym

Po poprawnym rozliczeniu dokumentu w systemie Subiekt nexo PRO, masz możliwość automatycznego nadania statusu zamówieniu w BaseLinker, co znacznie usprawnia przepływ pracy.

Możesz wybrać, czy status zamówienia ma pozostać niezmieniony, co jest przydatne, gdy preferujesz ręczne zarządzanie zmianami. Alternatywnie, możesz skorzystać z opcji „Ustaw status”, gdzie integracja automatycznie zmieni status zamówienia na wybrany przez Ciebie po poprawnym rozliczeniu. Wystarczy użyć lupki w BaseLinker, aby wybrać odpowiedni status lub wprowadzić identyfikator statusu widoczny po wejściu w dany status na stronie.

Aby zwiększyć efektywność i uniknąć potencjalnych problemów, zalecamy ustawienie statusu sukcesu, co pozwoli na śledzenie wszystkich transakcji, które zostały już poprawnie rozliczone. 

Podsumowanie

Wtyczka do rozliczania dokumentów w Subiekcie nexo PRO na podstawie statusu w BaseLinkerze posiada jeszcze kilka ważnych funkcjonalności, które można określić w procesie konfiguracji. Jest to nadawanie statusu zamówieniom, które nie mogą być rozliczane w Subiekcie oraz ustawienie związane z rozliczaniem dokumentów. Opis tych funkcjonalności oraz jak je skonfigurować znajdziesz w obszernej dokumentacji krok po kroku.